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学会六招 掌握WPS表格序号应用技巧

来源:互联摘选 日期:2008-09-01 10:36
我们在用WPS表格2005时,经常要输入序号。下面,我们把序号翻个底朝天,彻底玩转序号。

  1、拖拉输入序号。

  在WPS表格2005中,软件内置了一些序列(如日期、星期、序号等),我们可以采取拖拉的方法快速输入序号。

  先在第1个单元格(如A2)中输入第1个序号(如“1”),然后选中这个单元格,将鼠标移至该单元格右下角成黑十字线状时,按下左键向下(右)拖拉至目标单元格,松开鼠标,序号依次填充到拖拉过的单元格区域中。

  注意:①这种黑十字线状态,我们通常称之为“填充柄”状态。②用这种方法还可以快速输入“日期、星期”等内置的序列。

  2、我的序号有个性。

  有时候,我们需要一些有个性的序号(如I、II……)。我们可以先自定义一个序列,然后再用“填充柄”来拖拉输入。

  执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“自定义序列”标签下,在右侧“输入序列”下面的方框中输入需要定义的序列(每个元素占一行,如图1),输入完成后,单击“添加”按钮,然后确定返回。

  以后需要使用该序号时,只要在A2单元格中输入序列中的一个元素(如VI),然后用“填充柄”进行拖拉填充,即可将该元素及其以后的元素依次填充到拖拉过的单元格区域中。

  注意:将员工的姓名制作成一个自定义序列,再拖拉填充,即可快速将员工的姓名输入到表格中。

  3、自动显示序号。

  有时候,当我们在某列(如B列)中输入内容时,希望在A列对应的单元格中自动显示出序号来,这可以利用函数式来实现。

  先在A2单元格中输入函数式:=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2)),然后用“填充柄”将上述公式拖拉填充到A列下面的单元格中。以后当B列输入数据时,A列会自动显示出序号来。

  注意:B列不能有空白单元格,否则序号显示的不准确。

  4、复杂序号简单输入。

  我们我制作学生成绩表时,常常要输入学生的学号(2006010001、2006010002、2006010003……),由于这些序号前面的字符都是一样的(如200601),并且位数也是一样的。对于这样看起来比较复杂的序号,我们可以通过自定义单元格格式的方法来实现简单输入。

  同时选中需要填充这样序号的单元格区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(如图2),在“数字”标签下,先在“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右侧“类型”下面的方框中输入“2006010000”,按下“确定”按钮返回。

  以后,只要将学号后面的序号(如1、2……)输入到相应的单元格中,复杂的学号就自动显示出来了(如图3)。

  5、智能调整的序号。

  如果我们将数据表中的部分行隐藏起来,本来连续的序号就不连续了,能不能让其自动调整呢?

  在A2单元格中输入函数式:=SUBTOTAL(103,$B$2:B2),然后用“填充柄”将上述公式拖拉填充到A列下面的单元格中。以后,只要在B列输入数据,序号就自动显示在A列对应的单元格中了。

  这时候,如果我们隐藏了某些行,序号会智能化的进行调整,让其始终能连续显示(如图4)。

  注意:如果隐藏是通过“自动筛选”功能来实现的,序号仍然能自动调整。

  6、让序号不参与排序。

  当我们表格中的数据进行排序后,通常位于第一列的序号也被打乱了,可不可以让其不参与排序呢?

  我们只要在“序号”列右侧插入一个空白列(B列),将“序号”列与数据表的其他列隔开。然后再进行排序操作,“序号”就始终是连续排列的了。

  注意:插入的空白列会影响表格的打印效果,我们可以将其隐藏起来:选中B列(即插入的空列),右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“隐藏”选项即可。

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