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第三课 文档的编辑

来源:互联摘选 日期:2005-10-12 18:46

第一节 光标的定位

  1.启用即点即输

  Word 2000为我们提供了一种叫做即点即输的功能。即用鼠标在文档的中间位置双击时,就可以将光标定位到鼠标双击的位置。我们在选项中可以设置这个功能是否打开:打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编辑”选项卡,这里有“即点即输”一栏,选取“启用即点即输”复选框的选择,单击“确定”按钮,现在在文档中的空白处双击就有了即点即输的效果(如图1)。

图1

  2.Ctrl键+光标键

  用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位,前面我们已经知道了Ctrl+Home键和Ctrl+End键的作用,而事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果:按Ctrl+左方向键,光标向左移动了一个词的距离;再按一下Ctrl+右方向键,光标向右移动了一个词的距离。现在按Ctrl+上方向键,光标到了段落的开始位置,再按一下,光标到了上一个段落的开始;现在按Ctrl+下方向键,光标到了下一个段落的首行首字前面。

  3.Ctrl键+翻页键

  使用Ctrl键配合Page Up和Page Down键的作用是浏览。

  按Ctrl+Page Up键,光标到了整个页面的首行首字前面,再按一下,光标到了前一页的首行首字前面。

  按Ctrl+Page Down键,光标到了下一页的首行首字前面。

第二节 文字的选取

  

  1.用鼠标选取

  在要选定文字的开始位置,按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开;或者按 住Shift键,在要选定文字的结束位置单击,就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。

  2.行的选取

  把鼠标移动到行的左边,鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头,单击,就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置,按住Shift键按End键(或Home键),可以选中光标所在位置到行尾(首)的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取,挺好吧!

  在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字;配合Shift键,在开始行的左边单击选中该行,按住Shift键,在结束行的左边单击,同样可以选中多行。

  3.句的选取

  按住Ctrl键,单击文档中的一个地方,鼠标单击处的整个句子就被选取。

  选中多句:按住Ctrl键,在第一个要选中句子的任意位置按下左键,松开Ctrl键,拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键,就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键,在第一个要选中句子的任意位置单击,松开Ctrl键,按下Shift键,单击最后一个句子的任意位置。

  4.段的选取

  在第一段中的任意位置三击鼠标左键,选定整个一段。

  选中多段:在左边的选定区双击选中第一个段落,然后按住Shift键,在最后一个段落中任意位置单击,一样可以选中多个段落。

  5.矩形选取

  按住Alt键,在要选取的开始位置按下左键,拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键:先把光标定位在要选定区域的开始位置,同时按住Shift键和Alt键,鼠标单击要选定区域的结束位置,同样可以选择一个矩形区域(如图2)。

图2

  6.全文选取

  使用快捷键Ctrl+A可以选中全文;或先将光标定位到文档的开始位置,再按Shift+Ctrl+End键选取全文;按住Ctrl键在左边的选定区中单击,同样可以可以选取全文。

  7.扩展选取

  此外,Word还有一种扩展的选取状态,按下F8键,状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色,表明现在进入了扩展状态;再按一下F8键,则选择了光标所在处的一个词;再按一下,选区扩展到了整句;再按一下,就成了一段了;再按一下,就成全文了;再按,没反应了,按一下Esc键,状态栏的扩展两字变成了灰色的,表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。

  扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用,进入扩展状态,然后按住Alt键单击,可以选定一个矩形区域的范围。

  选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。

第三节 复制和粘贴

 

  对重复输入的文字,利用复制和粘贴功能比较方便,方法是:先选定要重复输入的文字,使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制;然后在要输入的地方插入光标,使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴,这样可以免去很多输入的麻烦(如图3-4)。

图3

图4

第四节 移动和剪切

  先说移动:先选中要移动的文字,然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标,一直拖动到要插入的地方松开,那儿的文字就跑到这儿了,这常用于字句位置的调换。

  你也可以这样做:先选定要移动的文字,按F2键,光标变成了虚短线,现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置,按一下回车键,文字就移动过来了。

  剪切跟复制差不多,所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中,而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。

第五节 文字的删除

  文字的删除

  Delete键通常只是在删除数目不多的文字时使用,如果你要删除的文字很多,那就很麻烦了。

  当我们删除一整段的内容时,先选中这个段落,然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令,就可以把选中的这个段落全部删除了,很快吧!

  删除文字还可以使用Backspace键,它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。

第六节 其他输入技巧

 

  如果在选定文字的状态下输入文字的话,那么输入的文字就替代掉了选定的文字。 Word还有一种改写的输入方式。按一下Insert键,状态栏上灰色的“改写”两个字变成了黑色。输入文字,那么光标右边的文字就被输入的文字代替了;再按一下Insert键,就可以退出改写状态了。

  把改写也可以变成Word默认的输入方式:打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编辑”选项卡,选中改写模式,单击“确定”按钮,我们就把文档的默认输入方式改为了改写方式(如图5)。

图5

  还可以重复输入同样的文字:输入一个“晓宇”,按一下F4键,在文档中就又出现一个“晓宇”,这对我们要在多个地方输入相同的内容时特别有用。   

第七节 插入符号

  打开“插入”菜单,单击“特殊字符”命令,打开“插入特殊符号”对话框,在这个对话框中有六个选项卡,分别列出了六类不同的特殊符号;从列表中选择要插入的特殊字符,单击“确定”按钮,选中的字符就插入到了文档中(如图6)。

图6

  打开“插入”菜单,单击“符号”命令,打开“符号”对话框c,单击“特殊字符”选项卡,双击“商标符”,

图7

单击对话框标题栏上的“关闭”按钮,关闭这个对话框,可以看到文档中已经插入了一个商标符。 再打开刚才的对话框,单击“符号”命令,从这里可以插入所有在Word中能辨认的字符。现在插入一个欧元符号:注意到左边的“字体”下拉列表框中是“西文字体”,从右边的“子集”下拉列表框中选择“货币符号”,在下面的符号列表框中找到欧元符号并选中它,单击“插入”按钮,然后单击“关闭”按钮,关闭对话框,欧元符号已经出现在这里了。

图8

  从这里还可以插入一些特殊的图形符号(如图8)。打开刚才的对话框,选择字体为Wingdings,下面的符号列表中出现了一些图形样子的字符,选择一个飞机样子的字符双击,移动一下对话框,可以看到文档中就插入了这样一个字符。 在Word中还为插入符号专门设计了一个符号栏;在工具栏上单击右键,选择快捷菜单中的“符号栏”命令,在文档中就显示出了“符号栏”工具栏,单击该工具栏上的按钮,就可以将相应的符号插入到文档中了。

第八节 插入日期和时间

  

  打开“插入”菜单,选择“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,使用默认的格式,在“语言”下拉列表框中选择“中文”,单击“确定”按钮,在文档中就出现了Windows系统的中文日期(如图9)。

图9

  如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”,可以看到左边的列表框中日期和时间的格式就都变成了英文的了,还是使用它默认的格式,单击“确定”按钮,文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间(如图10)。

图10

  不过用这种方法加到文档中的日期和时间是根据Windows系统中的时间来确定的,如果系统时间不正确的话,插入的时间和日期也不正确。

  使用插入域的方法也可以用来插入日期和时间:打开“插入”菜单,单击“域”命令,打开“域”对话框,在左边的“类别”列表中选择“日期和时间”项,右边的“域名”列表中选择Date,单击“选项”按钮,打开“域选项”对话框,从“日期/时间”列表中选择一种日期格式,单击“添加到域”按钮,给要插入的日期和时间设置一个固定的格式;单击“确定”按钮,回到“域”对话框,单击“确定”按钮,我们在文档中就添加了一个日期(如图11)。

图11

  还可以使插入的日期和时间自动更新:打开“日期和时间”对话框,选中“自动更新”复选框,单击“确定”按钮。实际上它的作用是当你的系统日期改变时,插入的这个日期和时间会跟着改变,这样在你需要用几天时间编辑一个文档时,里面的日期和时间就不用再一一手动去改了。

第九节 插入数字

  

  一般的数字当然不需要插入,但使用插入可以插入一些比较特殊的数字:打开“插入”菜单,单击“数字”命令,打开“数字”对话框,从“数字类型”列表中选择“甲,已,丙...”项,然后在“数字”输入框中输入“10”,单击“确定”按钮,就可以在文档中插入一个“癸”字(如图12)。

  

图12

第十节 自动图文集

 

  自动图文集是一些文字或图形的集合,在里面可以存储一些需要重复使用的文本或图形,如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。在需要输入这些图形或文字时直接从自动图文集中选择就可以了(如图13)。

图13

  新建自动图文集的方法是: 在工具栏上单击右键,从快捷菜单中选择“自动图文集”,界面中就显示出“自动图文集”的专用工具栏。 使用工具栏新建自动图文集词条:选中文档中要新建为词条的内容,单击“自动图文集”工具栏上的“新建”按钮或按快捷键Alt+F3,弹出“创建‘自动图文集’”对话框,输入要创建的词条名称,单击“确定”按钮,一个词条就创建好了(如图14)。                        图14                         

  另外一个方法是:选中这些文字,打开“插入”菜单,再打开“自动图文集”子菜单,单击 “新建”命令,出现创建“自动图文集”对话框,这里可以给词条起一个名字,缺省的是自动图文集的内容,单击“确定”按钮,就在自动图文集中加入了一个词条。 也可以打开“自动图文集”对话框,在输入框中输入词条的内容,单击“添加”按钮,就在自动图文集中添加了一个词条,用这种方法添加的词条的名称和内容是相同的。

  使用自动图文集的方法是: 单击工具栏上的“所有词条”按钮,从弹出的菜单中选择词条,在文档中插入相应的内容。或者打开“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单,选择“正文”项,单击词条名称输入词条内容。

  词条删除:打开“插入”菜单的“自动图文集”子菜单,选择“自动图文集”命令,打开“自动更正”对话框,从图文集词条的列表中选择需要删除的词条,单击“删除”按钮,就可以删除这个词条了(如图15)。

图15

第十一节 查找和替换

 

  如果想把稿件中所有的“编排”要替换成“排版”,我们不必一个一个去替换。可以使用替换来做:打开“编辑”菜单,单击“替换”命令,就出现这样一个“替换”对话框,在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“编排”,在下面输入要替换成的内容“排版”,单击“查找下一处”按钮,Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方,这时单击“替换”按钮,Word会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉,那就直接单击“全部替换”按钮,完成后Word会告诉替换的结果(如图16)。

图16

  如果不是想替换什么,而只是想查找的话,可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡,在“查找内容”输入框中输入要查找的内容,单击“查找下一处”按钮,就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。

  这里这个“区分全/半角”是表示在查找时应该区分全/半角,单击“高级”按钮,在下面就出现了查找的高级选项,看这个区分全/半角前面的复选框已经被选中了。我们的汉字系统对标点、数字以及一些符号的处理有全角和半角的分别,在输入法中对这些都是有设置的。当然有些标点是只有在全角状态下才有的。这是两个逗号,其中一个是全角,另一个是半角,全角这个字符占的位置要比这个半角的大一些(如图17)。

图17

  从前面我们注意到查找、替换和定位其实是在同一个对话框中的三个选项卡,在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键:查找是Ctrl+F;替换是Ctrl+H;定位是Ctrl+G。

  打开这个对话框还可以这样做:单击垂直滚动条上的这个按钮,单击面板中的望远镜图标,就打开了查找和替换对话框。

 

第十二节 撤销和恢复 

 

  撤消和恢复是相对应的,撤消是取消上一步的操作,而恢复就是把撤消操作再重复回来。 例如在文档中输入“晓宇”,结果一不小心输成了“小于”,单击“撤消”按钮,可以撤消这一步操作,再用鼠标单击“恢复”按钮,刚才输入的文字又出现了(如图18)。

图18

  另外还可以一次撤消多次的操作。单击“撤消”按钮上的向下小箭头,会弹出一个列表框,这个列表框中列出了目前你能撤消的所有操作,从中选择多步操作来撤消。但是这里不允许任意选择一个以前的操作来撤消,而只能连续撤消一些操作。

  “编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”命令也可以实现撤消和恢复操作;其相对应的快捷键是:撤消:Ctrl+Z键,恢复:Alt+Shift+Backspace键 。

 

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